Agent administratif / Agente administrative

Mission 1 : Accueil et secrétariat du CLER

- Accueil et information des étudiants en langues non-spécialistes LANSAD (langues pour Spécialistes d'Autres Disciplines) environ 17000 (emplois du temps, programmes, dates d'examen)

- Orientation et accompagnement au sein du CLER

- Mise à la disposition des programmes d'auto-formation en langues sur les ordinateurs (matériel de la salle multimédia : 40 ordinateurs + 20 ordinateurs du laboratoire de langue)

- Vérification des programmes sur les postes sur les ordinateurs

- Réalisation de listes complémentaires pour l'ouverture de groupes

- Gestion des absences des enseignants (Affichage au CLER et sur la porte des salles, mails d'information envoyés aux étudiants inscrits dans le groupe) et renseignement heures de permanences et coordonnées des enseignants

- Gestion planning laboratoire du CLER (réservation enseignants)

- Gestion planning des salles et les petits espaces dans la salle du CLER

- Gestion des dispenses d'assiduité en langues avec la responsable administrative du CLER

- Inventaire, mise à disposition d'outils pédagogiques (livres et CD)

Mission 2 : Gestion du tutorat pédagogique

- Gestion administratives des dossiers de recrutement des vacataires du tutorat d'enseignement

- Réception du dossier RH (vérification de pièces)

- Lien avec la cellule de pilotage (UFRII) pour l'établissement des contrats de travail

- Gestion des heures effectuées (émargement des vacataires)

- Suivi des heures (tableau récapitulatif)

- Envoi à la cellule de pilotage pour le paiement

- Gestion des inscriptions dans les séances de tutorat

- Mailing en cas d'absence du tuteur

- Organisation du planning du tutorat en lien avec les enseignants responsables de chaque langue

Mission 3 : Assurer la gestion administrative des sessions du CLES (Certificat de Compétences en Langues de l'Enseignement Supérieur)

- Informer les étudiants (accueil physique et téléphonique, mails) sur les modalités d'inscription et le déroulement des sessions.

- Réceptionner et vérifier les dossiers IA des 2 sites de passation du CLES : UPVM, Nîmes.

- Vérifier et transmettre à direction des études et de la scolarité les dossiers IA et la liste des inscrits pour les 3 sites (Nîmes, UM et UM3).

- Faire le lien entre la DES et les différents sites pour les pièces manquantes aux dossiers.

- Convoquer les étudiants et enseignants aux sessions d'examen (UPV)

- Tenir informer les responsables et coordinateurs sur le nombre d'inscrits aux sessions et sur le déroulement.

- Organiser le passage de l'épreuve (liste d'émargement, élaborer les binômes pour l'interaction orale, préparer les copies des enseignants en les classant dans ordre d'anonymat croissant et les documents nécessaires à la correction (sujets, corrigé, grilles d'évaluation, liste d'étudiants).

- Réceptionner et saisir les résultats des 3 sites sur Apogée.

- Editer les Procès-Verbaux

- Transmettre les résultats nominativement et par mail individuel aux étudiants et à la scolarité.

- Archiver tous les documents relatifs à la session.

- Elaborer les documents de bilan pour chaque session d'examen et un bilan annuel des 3 sites destiné à la coordination nationale.

Mission 4 : Gestion des ateliers

- Mise en place des ateliers en L3 anglais (contact avec les enseignants)

- Lors de l'examen (2 jours en salle et au laboratoire-25 groupes de 58 étudiants toutes les demi-heures), aide à l'organisation (lien avec la DSI) et au placement dans les salles d'examen et surveillance.

Mission 5 : Communication

- Affichage au sein du CLER

- Tutorat (horaires)

- Mailing différents thème